Como organizar documentos, de uma vez por todas!

Papéis, documentos, correspondência, recibos, facturas publicidade, papelinhos… a nossa casa, a nossa secretária, aliás a nossa vida parece estar sempre atolada em papéis, vamos organizar documentos, de uma vez por todas e deixar de ter papéis em todo o lado!

Sabia que perdemos em média diariamente, entre 30 minutos a 2 horas (para os mais desorganizados) à procura de documentos. Quem nunca andou desesperado à procura de um documento importante? Quem nunca deixou passar um prazo porque não sabe onde está determinado papel? Quem nunca perdeu benefícios por não saber onde tem determinado comprovativo? 

Acho que todos já passámos por alguma dessas situações e a realidade é que sem uma vida organizada não teremos paz, e ao contrário do que muitos pensam, organização não é desperdiçar tempo, pelo contrário!

Mas comecemos pelo início, vamos organizar os documentos que já temos em casa de uma vez por todas! Não se esqueçam que a organização só funciona com simplificação!

Começar a organizar documentos

1. Reunir num único local todos os papéis que estão espalhados e desorganizados, seja em gavetas, armários, carteira, secretária, móvel da entrada, etc. O importante é colocá-los todos no mesmo local e
2. Fazer 3 montes de documentos
   • Documentos que precisam de ser guardados e arquivados
   • Documentos que implicam resolução: tomar uma decisão, pagar, passar a outra pessoa, etc
   • Documentos para deitar fora
3. Organizar em categorias os documentos do 1º monte, ou seja, os que têm de ser guardados/arquivados, por exemplo: documentos médicos, documentos escolares, seguros, finanças, propriedades, etc
4. Organizar os documentos já separados nas várias categorias, em pastas, dossiers, ou caixas arquivadoras, recorrendo ao uso de etiquetas e diferentes cores
5. Organizar os documentos do 2º monte, os que requerem acção da nossa parte, nomeadamente: contas a pagar, convites, respostas que têm de ser dadas, informação a colocar na agenda, informação a passar a outra pessoa etc, em pasta própria. Atenção não procrastine, resolva os assuntos por ordem de importância e prioridade.

A regra número um na organização de documentos é eliminar o que não for necessário!

6 Dicas gerais para organizar documentos

1. Criar uma caixa de entrada, onde colocamos todos os papéis que nos chegam, antes de os organizar
2. Dedicar tempo com regularidade para tratar e fazer a triagem dos documentos que estão na caixa de entrada
3. Criar um arquivo activo, onde estão os documentos que são mais usados e que precisamos mais
4. No arquivo activo criar categorias e usar diferentes cores
5. Criar um arquivo de documentação pessoal, separado para cada elemento da família
6. Criar um arquivo morto, onde guardamos aquilo que tem de ser guardado, mas ao qual não recorremos com regularidade, por exemplo: contas pagas, garantias, documentos de propriedades, etc.

5 Sugestões para optimizar a organização de documentos

1. Criar um arquivo escolar, com documentos importantes da escola, as avaliações, etc
2. Organizar um arquivo de memórias afectivas, onde se pode inserir cartas, postais, desenhos, cartões, etc
3. Deixar à vista, ou colocar na agenda, convites e informações sobre eventos futuros
4. Eliminar o que não for necessário
5. Usar pastas organizadoras, como por exemplo: 24 divisórias sem elástico, 24 divisórias com elástico

Por fim quero relembrar-lhe que poderá recorrer às minhas Consultas de Minimalismo, onde poderei ajudá-lo a separar, categorizar e organizar toda a sua documentação, de modo a que saiba sempre onde estão todos os documentos. Envie-me um email para info@claudiaganhao.pt.

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