E se o problema não for a forma como gere o stress, mas tudo aquilo que está a tentar gerir?
O despertador toca e, antes mesmo de sair da cama, já estás a pensar em tudo o que precisas de fazer.
A reunião que tens de preparar, os emails por responder, os assuntos pendentes, os compromissos familiares e aquela consulta que continuas a adiar.
O dia ainda agora começou e já tens a sensação de que não vai chegar para tudo.
E, quando esta sensação se repete, procuras uma solução.
Uma agenda nova, uma aplicação de produtividade, um método de gestão do tempo ou uma lista de tarefas mais detalhada.
Durante alguns dias, parece resultar.
Até surgir um imprevisto.
Uma reunião prolonga-se, alguém precisa da tua ajuda ou aparece uma responsabilidade que não estava prevista.
De repente, o planeamento deixa de funcionar.
Mas será que precisas mesmo de aprender a organizar melhor o teu tempo?
Ou será que estás a tentar organizar uma vida onde já não cabe mais nada?
É aqui que a Organização Pessoal Minimalista pode fazer a diferença.
Qual é a relação entre organização pessoal e stress?
A organização pessoal pode ajudar a reduzir algumas fontes de stress do dia-a-dia, porque permite ter maior clareza sobre as responsabilidades, definir prioridades e simplificar rotinas.
Mas existe uma diferença importante entre organizar a vida e tentar controlar todos os minutos do dia.
Quando a agenda está completamente preenchida, qualquer imprevisto se transforma num problema.
Uma tarefa demora mais do que o previsto e as seguintes ficam atrasadas. Um compromisso inesperado obriga-te a reorganizar o dia inteiro.
E, quando não consegues cumprir o planeamento, surge a frustração.
Começas a pensar que precisas de ser mais disciplinada ou de encontrar um método de organização mais eficaz.
Mas, muitas vezes, o problema não é a falta de organização. É o excesso de coisas que estás a tentar organizar.
Uma agenda cheia não significa necessariamente uma vida bem organizada.
Se não existe espaço para o descanso, os imprevistos e aquilo que é importante para ti, talvez o planeamento precise de ser repensado.
O que é a Organização Pessoal Minimalista?
Quando falamos de minimalismo, muitas pessoas imaginam casas quase vazias, poucos objectos e uma vida com o mínimo possível.
Mas a Organização Pessoal Minimalista vai muito além da organização da casa.
É uma abordagem que nos ajuda a identificar o que é essencial e a simplificar aquilo que ocupa o nosso tempo, espaço e atenção.
Não significa abdicar de ambições, deixar de ter projectos ou eliminar todas as responsabilidades.
Significa fazer escolhas mais conscientes.
Porque o excesso não existe apenas nos armários.
Também existe nas agendas demasiado preenchidas, nos compromissos que aceitamos por hábito, nas notificações constantes e nas expectativas que acumulamos.
E tudo isso exige tempo e energia.
A minha perspectiva é simples:
Antes de procurarmos uma forma melhor de organizar tudo, precisamos de perceber o que podemos deixar de fazer.
Primeiro tiramos. Depois mantemos.
É esta a base de uma organização que consegue durar, mesmo quando a vida não corre como planeámos.
Como reduzir o stress com a Organização Pessoal Minimalista?
Existem pequenas mudanças na forma como organizamos o quotidiano que podem ajudar a diminuir a sensação de sobrecarga.
Não precisas de aplicar todas ao mesmo tempo. Aliás, isso seria apenas acrescentar mais exigências à tua rotina.
Começa por aquela que faz mais sentido para a tua realidade.
1. Deixa de tratar todas as tarefas como prioridades
Olha para a tua lista de tarefas.
Quantas coisas estão assinaladas como importantes?
É provável que muitas.
Mas nem tudo tem a mesma urgência, importância ou impacto na tua vida.
Há tarefas que são realmente necessárias. Outras podem esperar. E algumas continuam na lista apenas porque nunca questionaste se precisavam de estar lá.
Antes de organizares a semana, pergunta:
O que é verdadeiramente importante?
O que posso adiar, simplificar ou delegar?
O que posso deixar de fazer?
O objectivo não é encontrar uma forma de cumprir uma lista interminável.
É perceber se essa lista precisa de ser tão grande.
2. Deixa espaço livre na agenda
Imagina que tens uma reunião às 10h, outra às 11h e uma terceira ao meio-dia.
À tarde, tens várias tarefas que exigem concentração e ainda alguns assuntos pessoais para resolver.
No papel, tudo parece caber.
Mas basta uma reunião demorar mais quinze minutos para que o resto do dia fique comprometido.
Uma agenda onde todas as horas estão ocupadas não é necessariamente uma agenda bem organizada.
O planeamento precisa de respeitar a realidade.
E a realidade inclui interrupções, atrasos, cansaço e necessidades que não conseguimos antecipar.
Por isso, em vez de preencher todos os espaços disponíveis, procura deixar alguma margem.
Não para acrescentares mais tarefas quando surgir uma oportunidade, mas para que os imprevistos não comprometam constantemente as tuas prioridades.
3. Simplifica as decisões do dia-a-dia
Quantas decisões tomas antes de começares a trabalhar?
O que vestir, o que preparar para o pequeno-almoço, o que levar para o almoço, a que horas sair de casa.
Depois chegam as decisões profissionais, as solicitações de outras pessoas e os assuntos que precisas de resolver.
Nem todas estas decisões podem ser eliminadas.
Mas algumas podem ser simplificadas.
Ter combinações de roupa que já sabes que funcionam, definir algumas refeições habituais ou manter os objectos de uso frequente num lugar acessível são exemplos simples.
O objectivo não é transformar a tua vida numa rotina rígida.
É deixar de gastar tempo e atenção em decisões que não precisam de ser complicadas.
4. Questiona os compromissos que continuas a manter
Há compromissos que assumimos numa determinada fase da vida e que continuam na agenda muito depois de deixarem de fazer sentido.
Uma actividade, uma responsabilidade, um projecto ou uma tarefa que aceitamos fazer por alguém.
E, como estamos habituadas a cumprir, raramente paramos para questionar.
Mas o tempo é limitado.
Cada compromisso que mantemos ocupa espaço que não podemos utilizar noutra coisa.
Por isso, vale a pena perguntar:
Se este compromisso surgisse hoje, voltaria a aceitá-lo?
Nem sempre será possível deixar de o cumprir imediatamente.
Mas reconhecer que já não faz sentido pode ser o primeiro passo para encontrar uma alternativa.
Simplificar também é aprender a fazer escolhas.
5. Cria uma organização à qual consigas regressar
Esta é uma das mudanças mais importantes.
Muitas mulheres começam a semana com um planeamento completo.
Definem horários, distribuem tarefas e criam uma rotina que parece perfeita.
Mas chega uma semana mais exigente, surge um imprevisto ou simplesmente não conseguem cumprir tudo.
E abandonam o plano.
Depois esperam pela próxima segunda-feira para recomeçar.
O problema é que continuam a criar uma organização que exige condições perfeitas para funcionar.
Uma organização que dura não é aquela que nunca sofre interrupções. É aquela à qual conseguimos regressar.
Em vez de recomeçares do zero, identifica o que continua a ser essencial.
Talvez não consigas cumprir tudo o que tinhas previsto.
Mas podes manter uma ou duas prioridades e ajustar o resto à realidade da semana.
Não precisas de fazer tudo para continuar organizada.
Por onde começar a simplificar a tua rotina?
Se chegaste até aqui e reconheces a sensação de ter demasiadas coisas para gerir, não precisas de criar um plano completamente novo.
Começa por olhar para a tua próxima semana.
Identifica uma tarefa, um compromisso ou uma exigência que possas retirar, simplificar ou adiar.
Apenas uma.
Depois observa o que muda.
Não precisas de transformar a tua vida num único dia.
Precisas de começar a fazer escolhas que consigas manter.
Porque, no final, a organização pessoal não deve servir para encaixar mais coisas nos teus dias. Deve ajudar-te a criar espaço para aquilo que realmente importa.
E talvez a pergunta mais importante não seja “Como posso organizar melhor tudo o que tenho para fazer?”.
Talvez seja:
“O que estou a tentar manter na minha vida que já não precisa de ocupar tanto espaço?”
É por aí que começa uma organização mais simples, realista e sustentável.
Se queres aprender a escolher o essencial e a manter uma organização que funcione na tua vida real, conhece a A.M.E., o meu acompanhamento mensal em grupo.
