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Como organizar a agenda

Minimalismo

Manter uma agenda organizada é fundamental para ter disciplina, foco e aumentar a produtividade, neste artigo vamos ver como organizar a agenda.

Não há fórmulas mágicas ou infalíveis quando o tempo parece pouco para tanta coisa que temos para fazer, (e aqui volto a salientar a importância de definirmos as nossas prioridades), mas existem algumas regras básicas para conseguirmos organizar a agenda e fazer uma gestão adequada do nosso tempo.

Antes de partilhar as dicas para organizar a agenda, saliento que cada um de nós tem de encontrar o método que melhor funcione para si. Ou seja, o que funciona para mim não significa que funcione para todas as pessoas, e está tudo bem.

Com estas dicas pretendo partilhar regras básicas de organização da agenda, mas que têm de ser adaptada a cada um, de acordo com o seu estilo de vida e de acordo com as suas responsabilidades.

Porque devemos ter uma agenda?

Porque a nossa cabeça serve para ter ideias e não para armazenar informação!

A agenda é uma das ferramentas que ajuda a aliviar toda a informação que temos na cabeça, que ajuda a ter controlo sobre a forma como gerimos o nosso tempo.

Dicas para organizar a agenda

Estas são as minhas dicas simples e minimalistas, ou seja, focadas no essencial.

Tipo de agenda

Pode ser em suporte papel ou eletrónico, mais uma vez é uma decisão pessoal. O importante é que seja consultada, usada e atualizada!

Atualmente estou a usar somente o Google Calendar que tem a vantagem de ter integração com algumas ferramentas de organização e produtividade que uso, assim como poder aceder e gerir o calendário familiar.

A minha sugestão é que tenhamos uma só agenda, uma vez que o nosso tempo é só um, embora tenha de ser dividido em várias áreas ou projetos. Neste caso, aconselho a utilização de diferentes cores para identificar as diferentes áreas.

O que colocar na agenda

De acordo com o método GTD que é o que sigo, devemos colocar na agenda o seguinte:

ações com horário específico, por exemplo: reuniões, consultas médicas
ações que não têm horário específico, mas com dia específico para acontecer, por exemplo: check-in de voos
informações com prazos, por exemplo: vencimento de contas, deadline de um projeto
blocos de tempo definidos para realização de tarefas

E são estes os 4 tipos de compromissos que coloco na minha agenda. Claro que podemos colocar as tarefas do dia, no entanto eu acho que é mais simples ter blocos de tempo alocados para a realização das tarefas do dia e diariamente definir as minhas 3 a 5 tarefas mais importantes do dia, que vou buscar à minha lista de tarefas devidamente priorizadas.

Não sobrecarregar a agenda

Este ponto para mim é fundamental, não sobrecarregar a agenda, deixar espaço para os imprevistos, para a espontaneidade e para a mudança de planos, ou seja, ter espaço para a flexibilidade, em média umas 2 a 4h por dia.

Além disso, todos nós temos um limite do que conseguimos fazer com os recursos, tempo e energia disponíveis, não sobrecarregar e fazer um planeamento realista ajuda a que não hajam sentimentos constantes de frustração.

Revisão diária e semanal

Para a agenda ser verdadeiramente útil e uma ferramenta de gestão de tempo, temos de a rever e atualizar de forma regular, eu aconselho que o façamos diária e semanalmente.

Diariamente para sabermos quais os compromissos do dia, o que tem mesmo de ser feito nesse dia (estas são as nossas prioridades) e como podemos alocar o restante tempo às tarefas que temos em mãos e que constam da nossa lista de tarefas.

Semanalmente quando fazemos a nossa revisão semanal e planeamento para a semana que vem, eu costumo fazer na 5ªf ou 6ªf anteriores, colocar na nossa agenda todos os compromissos, todas as ações com data e hora marcada e todas as informações com prazos. E de acordo com essas informações e com a nossa disponibilidade de tempo, priorizar tarefas e alocar tempo à realização das mesmas.

Espero que estas dicas te sejam úteis e que consigas organizar a tua agenda de uma vez por todas!