Matriz de Eisenhower, o que é e como utilizar

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples que ajuda na priorização de tarefas, ajudando-nos a distinguir o importante do urgente de forma rápida e eficiente.

A Matriz de Eisenhower é da autoria do ex-presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, e parte de duas questões essenciais:

é importante?
é urgente?

“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”

Dwight Eisenhower, 34º Presidente Americano

Neste ponto, vale a pena distinguir que as atividades que são mesmo importantes oferecem resultados, enquanto as atividades urgentes exigem atenção imediata, estando geralmente associadas à obtenção de objetivos de outras pessoas.

As atividades importantes:

São relevantes na vida;
Têm prazos de execução e nunca são urgentes;
Embora tenham prazos definidos, não geram stress, nem exigem ação imediata;

As atividades urgentes:

O seu tempo é escasso ou já se esgotou;
São exigências em cima da hora, que não podem ser previstas e que causam stress e tensão;
Já podem ter sido importantes, mas quando foram adiadas, passaram a urgente;

Como estamos habituados às urgências da vida, acabamos por adiar o que é importante e só o realizamos quando se torna urgente e extremamente necessário.

Quando distinguimos o que é importante do que é urgente na nossa vida, torna-se muito mais fácil compreender e resolver os problemas, assim como perceber como utilizamos o nosso tempo.

Com base nas 2 questões propostas por D. Eisenhower, uma tarefa acaba por se enquadrar sempre numa, e só uma, das 4 categorias, que são a base da Matriz de Eisenhower:

– Importante e Urgente

Estas tarefas dividem-se em duas categorias: aquelas que não podíamos prever, e aquelas que deixámos para o último momento.

A última categoria pode ser perfeitamente evitada se planeares as tuas atividades com antecedência e evitares procrastinar. Todavia, as crises e os imprevistos, não podem ser previstos e daí a melhor estratégia ser reservar sempre algum tempo na tua agenda para lidar com assuntos inesperados. Eu aconselho a não planear 30% do nosso tempo útil para que consigamos encaixar os mesmos.

– Importante e Não Urgente

São tarefas que nos ajudam a atingir os nossos objetivos. Deves planeá-las com tempo, reservando-o para as completar com calma, para que não se tornem também urgentes.

– Urgente mas Não Importante

Geralmente, representam situações que nos impedem de concretizar os nosso objetivos e trabalho. Muitas vezes, estas interrupções surgem de pessoas no próprio local de trabalho (colocando-lhe dúvidas ou interrompendo-nos, por exemplo). Aprende a dizer “Não” e tenta reagendar ou delegar.

– Não Urgente e Não Importante

Estas atividades são meras distrações e devem ser evitadas ao máximo – ignoradas ou até canceladas. Dizer não e ser claro quanto aos teus limites e objetivos torna mais provável que no futuro te peçam menos coisas “não importantes e não urgentes”.

Para aumentares a tua produtividade e foco, convido-te a classificares as tuas tarefas diárias num destes 4 quadrantes e a posteriormente decidires em consciência o que pretendes fazer com cada uma delas, para isso faz download da Matriz de Eisenhower editável.

No curso prático HANDS ON: aumenta a tua produtividade abordamos em mais detalhe a Matriz de Einsenhower e outras ferramentas que te ajudam a levar a tua produtividade a outro nível, sempre com flexibilidade e sem entrar em burnout!

Em suma:

Não deixes que o importante se torne urgente; planeia e faz com antecedência;
Classifica as tarefas em 1 – importantes e urgente, 2 – importantes, mas não urgentes, 3 – urgentes mas não importantes e 4 – não urgentes e não importantes.