Considerado por muitos como o ex-libris da produtividade, o multitasking é largamente adoptado e utilizado pela maioria, do meu ponto de vista considero-o o maior dos nossos erros, quando falamos de produtividade e não só!
E porque afirmo que o multitasking é um dos nossos maiores erros?
Desvantagens do multi tasking
Alternar entre atividades traz-nos uma sensação de sermos produtivos. Porém, não passa de uma mera ilusão. Executar várias tarefas é considerado um verdadeiro inimigo para as concluir.
Pode até certo ponto levar a um aumento da produtividade pura e dura, mas nunca levará a um aumento da qualidade. Neste nosso conceito de produtividade, nenhuma de nós arriscaria ter uma diminuição dos nossos resultados, certo?
Em última instância, não fazemos várias coisas ao mesmo tempo, fazemos 2 coisas malfeitas ou uma errada e, portanto, acabaremos sempre por gastar mais tempo.
Está mais que provado que o multitasking nos desfoca, desconcentra-nos e torna-nos menos produtivos. Então que a alternativa chama-se single tasking.
Single tasking
É a arte de fazer uma coisa de cada vez e fazer uma coisa de cada vez de forma focada e consistente é sem dúvida, a melhor forma de vermos as coisas feitas.
Concentrando-te única e simplesmente na tua tarefa mais importante, poderás reduzir até 50% ou mais o tempo necessário para a concluir.
Sugiro que comeces os teus dias de trabalho com a tarefa mais importante e mais exigente e que te foques só na mesma durante um período de tempo aceitável e suficiente para ti: 1h, 2h ou 3h e durante esse período só vais estar focado naquela tarefa. Não há emails, não há distrações ou paragens para fazer outras tarefas.
Dica: Se te surgirem ideias, lembretes ou pensamentos, não interrompas a tua tarefa, coloca-as num post it ou numa folha de papel e quando terminares a tarefa ou o tempo que definiste para trabalhar na mesma, processa o que escreveste.
Lei de Carlson
Para reforçar a importância de não cedermos à tentação do multi tasking, o economista sueco Sune Carlson no início da década de 1950, cronometrou a eficácia de vários gestores durante vários meses. Mediu a frequência de interrupções de uma sequência de trabalho e percebeu o impacto negativo das interrupções no tempo necessário para concluir uma tarefa.
Na verdade, uma interrupção custa mais do que a duração da interrupção em si. Imagine: estamos concentrados num assunto quando um colega vem ter connosco durante dez minutos. “Ok, pensamos, 10 minutos não são nada …” Exceto que, muitas vezes, esses dez minutos transformam-se em quinze ou vinte. No final da conversa, aproveitamos essa interrupção para tomar um café… O tempo continua a passar. Quando regressamos, abrimos a nossa caixa de email para saber se perdemos informações importantes. Verificamos que não e ficamos contentes por isso. Mas aproveitamos para poder analisar algum e-mail mais urgente. Decidimos respondê-lo imediatamente, caso contrário, vai afetar a nossa concentração. Quando finalmente regressamos ao nosso assunto, precisamos de um tempo de aquecimento para voltar e encontrar a nossa produtividade ideal
Em suma, a Lei de Carlson diz-nos que leva menos tempo e energia para completar uma tarefa, do que a interromper e começar outra tarefa.
Efeito Zeigarnik
Comprovado pela psicóloga russa Bluma Zeigarnik diz-nos que “uma tarefa inacabada ocupa mais espaço no nosso cérebro, do que uma concluída”.
O Efeito Zeigarnik indica temos a tendência para nos lembrarmos mais facilmente das tarefas incompletas do que das já finalizadas. É como se houvesse um filtro no cérebro: as informações desse primeiro grupo são guardadas (e, por vezes, ficamos remoendo-as), enquanto as do segundo são consideradas irrelevantes e esquecidas.
A mente fica confusa com a quantidade de afazeres. O melhor é anotar tudo, registar todas as tarefas a fazer e executá-las uma de cada vez.
Dicas para te livrares do multitasking
- Diz não ao multitasking de uma vez por todas;
- Faz uma coisa de cada vez;
- Usa a técnica Pomodoro;
- Foca-te em exclusivo numa tarefa até à sua conclusão ou durante o tempo que definiste que te ias dedicar em exclusivo à mesma;
- Adere ao HANDS ON™️: aumenta a tua produtividade;
- Faz Mentoria individual comigo.
