Ferramentas para organização

Ferramentas para organização

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No artigo de hoje fica a conhecer várias ferramentas para organização, para gestão do tempo e para aumentar a tua produtividade. A ideia é que experimentes e apliques a(s) que funciona(m) melhor para ti!


1. Recolha de notas

Tem sempre presente que o grande objetivo é centralizar a informação num único lugar por isso, evita as notas espalhadas por tudo o que é sítio! 


Para recolheres as tuas notas, serve desde o comum caderno/bloco de notas ao bloco de notas do telemóvel. Existem ainda diversas aplicações criadas especialmente para este efeito:


2. Gestão de compromissos, calendário, agenda

É essencial anotares todos os teus compromissos e tarefas com prazo. Lembra-te: se não está no calendário, não vai acontecer!


Mais uma vez tudo é válido, desde a agenda em papel aos calendários digitais. Eu sou fã e utilizadora do Google Calendar. 


Sugiro a leitura do artigo Como organizar a agenda.

3. Gestão de tarefas, projetos

Pode sempre recorrer a uma ferramenta para manter um registo de todas as tuas tarefas. 


A maior parte das opções que existem permitem-te fazer uma divisão dessas tarefas por diferentes projetos e atribuir datas limite para a sua execução.


Há várias ferramentas que podes escolher desde o Excel, que é a que utilizo, a outras como:

4. Um bloqueador de internet

Porque todos temos muita força de vontade… até ao momento em que deixamos de ter. Os bloqueadores de internet são ferramentas excelentes para quando precisamos de nos manter focados numa determinada tarefa, sabendo de antemão que temos dificuldade em deixar de consultar a internet e as redes sociais. 


Recomendo a utilização da extensão do Google Chrome, a StayFocusd. Esta extensão permite bloquear um determinado site por um período de tempo, bloquear toda a internet ou então definir um horário no qual um site ou toda a internet fica bloqueada. O conceito de “toda a internet” pode ser definida por nós, ou seja, podemos criar uma lista de sites que fiquem livres deste bloqueio, no caso de serem essenciais ao nosso trabalho. Esta extensão é totalmente gratuita. 


Outra alternativa é o ColdTurkey, que tem soluções tanto para computador como para smartphone.

5. Um time tracker

Nem todos precisam, mas se necessitares saber quanto tempo passas em cada projeto, há ferramentas que ajudam a fazer isso – pelo menos, com o tempo que passas ao computador.


Sugiro-te duas alternativas:

  • Toggl – permite a integração com o Trello. No entanto, é necessário ires à função “terminar a tarefa” ou o tempo fica a contar indefinidamente!
  • Rescuetime – tem a vantagem de contabilizar automaticamente quanto tempo passas a usar cada aplicação ou website.

6. Técnica Pomodoro

Técnica Pomodoro é um método de gestão de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. Esta técnica consiste na utilização de um cronómetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos. Pode ser um método a adotar se tens dificuldade em concentrar-te durante longos períodos de tempo.


Sugiro a leitura do artigo Técnica Pomodoro, para mais foco e produtividade.

7. Método GTD

GTD é a sigla para “Getting Things Done“, que em português significa “fazer as coisas acontecer”. É uma metodologia de produtividade criada por David Allen, cujo principal objectivo é esvaziar a cabeça.

8. Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto – ou Regra dos 80/20 – deve o seu nome ao Economista Italiano, Vilfredo Pareto e diz-nos que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Isto significa que 20% do nosso esforço produz 80% dos nossos resultados.


Esta é um dos Princípios que estudamos no HANDS ON™️: aumenta a tua produtividade, que tenho disponível na minha Academia.


Sugiro que leias o artigo Princípio de Pareto, uma ferramenta de Produtividade.

9. Definição de Objetivos SMART 

SMART é um acrónimo, formada pelas iniciais, de: Specific, Mensurable, Achievable, Realistc e Time-based e é desta forma que deves de definir os teus objetivos.


Aconselho a leitura do artigo Como definir e atingir Objetivos.


A ideia é que experimentes as ferramentas para organização e faças a seleção das que se adaptam às tuas necessidades.


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