Falta-nos sempre tempo, passamos a vida a correr e queixamo-nos com falta de tempo, o tempo foge-nos entre os dedos e todos ambicionamos por gerir melhor o tempo.
FALTA DE TEMPO É FALTA DE PRIORIDADES
Esta frase do Tim Ferriss fez-me reflectir bastante sobre a gestão do tempo, e cheguei à conclusão que gerir o nosso tempo não é tentar fazer mais e mais coisas diariamente, nem preencher cada segundo das nossas vidas com alguma ocupação!
De um ponto de vista global, gerir melhor o nosso tempo é fazermos as coisas importantes no menor tempo possível, e usar o restante tempo para fazermos o que nos apetecer, que pode e deve ser nada!
Ainda existem muitos mitos associados à gestão do tempo e à forma como lidamos com o mesmo, nomeadamente:
Mitos da gestão do tempo
- Para ser mais produtivo tenho de trabalhar mais horas
- O excesso de descanso torna-me pouco produtivo
- Tenho de resolver em primeiro lugar o que é urgente
- Não quero depender de uma ferramenta, e guardo tudo na cabeça
- Delegar enfraquece-me enquanto profissional/gestor/etc
- Se eu disser não vão achar que não sei ou que não sou capaz
- É impossível um equilíbrio justo entre a vida profissional e pessoal
- …
Esqueça todos estes e outros preconceitos relativamente à gestão do tempo e ao seu valor! As dicas que vou partilhar em seguida para gerirmos melhor o nosso tempo, têm por base a permissa: fazer as coisas importantes no menor tempo possível.
Dicas para gerir melhor o tempo
Sem qualquer ordem específica de prioridade estas são as minhas dicas tendo como princípio o Minimalismo: Foco no essencial e eliminar o resto!
Não esquecer o poder dos famosos 80/20
Ou a Lei de Pareto que nos diz que 80% dos outputs resultam de 20% dos inputs. Ou seja, não adianta trabalhar que nem um louco, pois 20% das nossas acções serão responsáveis por 80% dos nossos resultados.
O importante é identificar quais são as actividades que produzem 80% dos nossos resultados e investir o nosso tempo nelas.
Foco na importância
Distinguir entre urgente e importante é fundamental na gestão do tempo. Importante é algo que tem prazo para ser feito e que vai trazer resultados a curto, médio ou longo prazo. Enquanto que o Urgente englobam todas as actividades cujo prazo já terminou ou é curto, e nos causam stress e pressão.
Não há nada urgente e importante em simultâneo, separe o urgente do importante
As Circunstâncias são as actividades que desperdiçam tempo e que fazemos sem vontade ou devido a pressões externas.
Portanto, foco na importância, reduzindo urgências e eliminando circunstâncias.
Planear 70% do tempo
O ideal é planear 70% do tempo de trabalho e deixar os restantes 30% para as coisas não previstas e as urgências.
Organização
Os benefícios da organização são inequívocos para uma boa gestão do tempo. Aqui não se esqueça que não se organiza tralha e que a organização só funciona com simplificação. Organize a sua casa, o seu local de trabalho e inevitavelmente a sua cabeça.
Limpar a mente
O vilão da produtividade é um cérebro atulhado de informação! Anote tudo, analise tarefas, organize, planeie, reflicta… Não é perda de tempo, é investimento!
Delegar
Ninguém é omnipresente! Delegue e responsabilize quem trabalha consigo, a sua equipa, a sua família.
Definir Prioridades
Sem termos muito claro quais são as nossas prioridades na vida, corremos o risco de andarmos a correr feitas baratas tontas e nunca chegarmos a lado nenhum! É essencial e o ponto de partida para uma gestão do tempo, e da vida, termos as nossas prioridades bem definidas.
Definir Objectivos Claros
Os objectivos trazem foco para o dia-a-dia, são o que nos direcciona, o nosso plano de acção, sem os definir e monitorizar nunca saberemos se estamos no caminho mais indicado para nós. Aconselho a leitura do artigo Como definir e atingir Objectivos.
Descansar
É fundamental, é necessário, é urgente, uma questão de sobrevivência! E podemos ir mais longe para além de descansar é essencial ter hobbies satisfatórios, ter tempo com a sua família e com quem ama, respeitar os fins-de-semana e as folgas, desligar-se, passar tempo offline e ser feliz!
O maior segredo das pessoas organizadas, produtivas e com mais tempo é serem rígidas com as suas prioridades! Este também pode ser o seu segredo!
Se tem dificuldade em gerir o seu tempo e precisa de colocar em prática estas e outras dicas para que o tempo não o engula. Entre em contacto comigo e veja como o posso orientar e ajudar a ter uma vida mais tranquila, com mais qualidade e com mais controlo do seu tempo.
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