Como deixar de perder tempo e ser mais produtiva

A capacidade de saber como deixar de perder tempo e sermos produtivas é algo que todos nós ambicionamos, pois sem dúvida todos temos situações em que nos sentimos a perder tempo!

Eu sei que a minha vida parece super organizada e eu pareço ser sempre super produtiva, mas a realidade é que tenho dias em que sou pouco organizada e produtiva, e está tudo bem, faz parte, sou humana!

Tenho dias em que só me apetece não fazer nada, aliás há dias em que nada faço, e não me apetece nem ver listas de tarefas, objetivos ou agendas!!

Portanto está tudo bem se desse lado também estás a lutar por ser mais produtiva, organizada e te sentes desmotivada, faz tudo parte do processo. O truque é não deixar que estes dias sejam a maioria dos nossos dias…

O que te faz perder tempo?

Estas são algumas das coisas que te fazem perder tempo no dia-a-dia:

• Não planear com antecedência;
• Não ter uma lista de tarefas definida;
• Sobrecarga de coisas a fazer:
• Procrastinar;
• Não delegar;
• Priorizar as coisas erradas;
• Desarrumação física e mental;
• Não ser intencional;
• O tempo passado online e sem propósito.

Ser produtivo significa aproveitar ao máximo o teu tempo. Existe um equívoco comum em torno do conceito de produtividade: muitas pessoas pensam que ser produtivo significa fazer muito.

Com estas dicas pretendo ajudar-te a deixares de perder tempo e tornares-te produtiva, sem entrar em burnout, na maioria dos dias.

Como deixar de perder tempo?

1. Desenvolver um Mindset Produtivo

A mente é a nossa melhor ferramenta, por isso começar por desenvolver uma mentalidade produtiva é meio caminho para conseguir sermos mais produtivas.

Atenção: desenvolver uma mentalidade produtiva não é tentar fazer tudo, ou fazê-las rapidamente, passa por também aproveitar o processo e incluir no nosso dia-a-dia fatores tão importantes como:

• Motivação (essencial para progredir);
• Visão (visualizar exatamente o que pretendemos traz-nos clareza)
• Persistência ( a vontade de superar adversidades e obstáculos)
• Positivismo (com uma atitude positiva podemos enfrentar qualquer possibilidade de frente)

2. Estabelecer obejtivos

Não é a primeira vez que falo deste tema, no artigo Como definir e atingir objetivos, falo sobre a importância dos mesmos e de como os definir de forma a que sejam atingíveis, os famosos objetivos SMART.

A clareza que a definição dos objetivos nos traz é fundamental para a nossa auto-produtividade!

3. O poder das manhãs

Também não é a primeira vez que falo deste tema, as manhã podem sem dúvida ser muito poderosas! As nossas manhãs definem os nossos dias!

Acordar cedo é fundamental para conseguirmos ter tempo para nós, para fazermos algumas práticas como o exercício físico, a meditação, o journaling e para conseguirmos planear o nosso dia. Não perder tempo com os emails e as redes sociais é algo que nunca deve fazer parte da nossa rotina matinal.

4. Princípio de Pareto ou Regra 80/20

A Regra 80/20 também conhecida como Princípio de Pareto afirma que oitenta por cento dos nossos resultados vêm de vinte por cento das nossas ações.

Para ser produtivo, precisamos descobrir aquela tarefa específica cuja conclusão faria uma grande diferença para atingir o nosso objetivo. Concentrar na tarefa mais importante e que trará mais resultados.

“Resistir à tentação de fazer as pequenas coisas primeiro” Brian Tracy

Fazer uma lista das nossas atividades mais importantes e concentrarmo-nos nelas, resistir à tentação de terminar rapidamente as tarefas menores.

5. Primeiro o mais importante

Este dica vai no seguimento da regra 80/20 e reforça o que referi anteriormente, foco no mais importante primeiro!

De acordo com a Matriz de Eisenhower as tarefas dividem-se em:

1. Importantes e urgentes
2. Importantes mas não urgentes
3. Urgentes mas não importantes
4. Não urgentes e não importantes

O nosso foco devem ser as primeiras, as segundas deveram ser agendadas, as terceiras delegadas e as quartas eliminadas!

6. Evitar o multitasking

Fazer uma coisa de cada vez de forma focada e consistente é a melhor forma de vermos as coisas feitas. É necessário um esforço para conseguirmos fazer uma coisa de cada vez e deixo como sugestão o artigo para nos ajudar a eliminar distrações e a aplicação da técnica Pomodoro. 

7. Dizer não

Ser produtivo vem com um grande senso de disciplina e determinação, e isso requer que saibamos quando dizer não com firmeza às coisas que não importam.

Se dedicamos tempo a coisas que não importam, acabamos por ser improdutivos e por não atingir os nossos objetivos. Antes de ir a essa reunião, passeio ou encontro, perguntar-nos a nós mesmos se é realmente necessário. Deixar que os nossos objetivos sejam os impulsionadores da realização de uma tarefa.

Sugestão de leitura 20 coisas às quais dizer não para uma vida mais feliz.

Espero que este artigo te ajude a deixar de perder tempo e ser mais produtiva! É possível aumentar o nosso bem-estar, organização e produtividade sem entrar em burnout, se nos focarmos no que realmente queremos e no que importa, seguindo os princípios do minimalismo. É este o trabalho que desenvolvo nas sessões de mentoria individual totalmente focada nos objetivos de quem trabalha comigo.

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